Immer wieder werden wir gefragt, "Warum ist eine Versorgungsodnung für unsere betriebliche Altersversorgung (bAV) wichtig?" In diesem Beitrag geben wir Ihnen die wichtigsten Antworten auf diese Frage.
Vor vielen Jahren bereits entstand der sogenannte Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung. Mitarbeiter haben seit dem einen Anspruch, eine betriebliche Altersversorgung durch Entgeltumwandlung vom Arbeitgeber zu erhalten.
Doch zuvor hat der Gesetzgeber jedem Unternehmen das Recht zur Gestaltung der betrieblichen Rahmenbedingungen für die eigene Altersvorsorge (bAV) eingeräumt. Eine Versorgungsordnung fast das Ergebnis dieser proaktiven Gestaltung durch den Arbeitgeber zusammen und schafft eine transparente Kommunikationsgrundlage für die Mitarbeiter.
Im Ergebnis handelt es sich bei der Versorgungsordnung um ein individuelles Regelwerk das die diversen Themenbereiche des Betriebsrentengesetzes (BetrAVG) konkrtisiert und dabei die Unternehmerischen Ziele und Motive umsetzt.
Was ist eine Versorgungsordnung?
- Es handelt sich um eine Arbeitgeberseitige Festlegung zu den Rahmenbedingungen der betrieblichen Altersversorgung / Betriebrente
- Versorgungsordnungen regeln die arbeitsrechtlichen Aspekte der betrieblichen Altersversorgung (bAV)
- Entfaltet als Anlage zum Arbeitsvertrag rechtliche Wirkung
- Kann als Einzel- oder Gesamtzusage für bestimmte oder alle Arbeitnehmer gelten
Hinweis: Ist ein Betriebsrat vorhanden, wird häufig zusammen mit dem Betriebsrat eine sogenannte (oftmals freiwillige ) Betriebsvereinbarung für die Betriebsrente / bAV abgeschlossen. Abhängig von der Ausgestaltugn der betrieblichen Altersvorsorge im Betrieb müssen Mitbestimmungspflichtige Tatbestände gem. § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) berücksichtigt werden und eine Betriebsvereinbarung ist zwingend erforderlich.
Warum nimmt die Bedeutung einer Versorgungsordnung zu?
Da die Komplexität der Versorgungen (auch in kleineren) Unternehmen zunimmt ist es wichtig z.B. folgende Themenbereiche einheitlich zu regeln:
- Zusageart (bOLZ, bZML, LZ oder doch BZ)
- Biometrischen Risiken (Altersrente, Kapital, Invalidität, Rente für Hinterbliebene)
- AG-Zuschuss
- VL-Umwandlung (siehe unseren News-Beitrag "VL-Sie könnten Ihr Geld auch direkt verbrennen")
- Versorgungsträger
- Informationspflichten durch den Arbeitgeber
- Tarifgestaltung
Was ist der Sinn und Zweck einer Versorgungsordnung?
Viele Themen der betrieblichen Altersversorgung sind bereits gesetzlich geregelt. So z.B.:
- Die Durchführungswege (Direktversicherung, Pensionskasse, Pensionsfonds, Pensionszusage und Unterstützungskasse)
- Zusagearten (siehe oben)
- Anspruch dem Grunde nach
- Höhe der Ansprüche
- Abfindung
- Portabilität
- Anpassung im Rentenbezug
Aber auf der anderen Seite sind viele Themen nicht konkret durch das Gesetz geregelt. Dabei hilft die Versorgungsordung:
- Wer... unserer Mitarbeiter ist von der Versorgungsordnung erfasst?
- Wann... gibt es einen Zuschuss und welchen Mitarbeitern steht dieser zu?
- Was... passiert bei Firmeneintritt mit bereits vorhandenen bAV-Verträgen?
- Wie... wird bei entgeltfreien Zeiten mit der Vorsorge verfahren?
- Was... geschieht mit der Betriebsrente und den AG-Zuschüssen bei Ausscheiden
- Wie... kann ich zwischen verschiedenen Mitarbeitergruppen differenzieren
- Wie... wird eine Anrechnungsklausel gem. Betriebsrentenstärkungsgesetz formuliert
- ...
Aus der Praxis - Häufige Haftungsrisiken für den Arbeitgeber - Das regelt die Versorgungsordnung!
Für die betriebliche Altersversorgung (bAV) gibt es heute eine ganze Reihe von gesetzlichen Vorschriften, z. B. den Anspruch auf Entgeltumwandlung, Portabilitätsanspruch, Auskunftspflichten des Arbeitgebers (siehe unseren News-Beitrag "Auskunft des Arbeitgebers muss vollständig sein").
Das Betriebsrentengesetz und die meisten Tarifverträge regeln lediglich die allgemeinen Rahmenbedingungen, die durch Versorgungsordnungen erst konkret ausgestaltet werden, um den betroffenen Unternehmen die Haftungsrisiken zu nehmen und eindeutige und einheitliche Regelungen zu dokumentieren, wie z.B.:
- Gleichbehandlungsgrundsatz (Artikel 3 GG und § 75 BetrVG)
- Erfüllungshaftung nach (§1 BetrAVG) - Mehrfach durch Urteile des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) bestätigt
- AG finanzierte bAV ohne Regelung bei entgeltfreien Zeiten
- Haftung aus der Übernahmeverpflichtung nach § 4 BetrAVG
- Verwaltung des Versorgungsausgleiches bei Scheidung eines Arbeitnehmers
- Vorzeitige Altersleistung
- Anpassungspflicht
- Regelungen zum Bezugsrecht
Welche Vorteile bringt eine Versorgungsordnung?
- Durch die Versorgungsordnung können Arbeitgeber ihre Haftungsrisiken im Bereich der Betriebsrente / bAV minimieren
- Die Versorgungsordnung beinhaltet die „Spielregeln“ für bAV in Unternehmen.
- Durch eine Versorgungsordnung erspart man sich „Wildwuchs“ durch unterschiedlichste Versicherungsgesellschaften.
- Die Versorgungsordnung kann viele Fragen der Arbeitnehmer bereits im Vorfeld beantworten, das spart Arbeitgebern eine Menge Zeit.
Es kann festgehalten werden, dass den Arbeitnehmern mit einer Versorgungsordnung die Regelung der unternehmensindividuellen Versorgung und die Voraussetzungen für deren Bezug transparent und nachvollziehbar zur Verfügung gestellt werden.
Wer darf eine Versorgungsordnung erstellen? - Rechtssicher - In drei Schritten
Sie interessieren sich für eine neue Versorgungsordnung oder möchten eine bestehende aktualisieren lassen? Als zugelassener Rentenberater begleiten wir Sie in allen arbeitsrechtlichen Fragestellungen rund um die betriebliche Altersversorgung. Wir erstellen für Sie die Versorgungsordnung oder Betriebsvereinbarung und auf Wunsch auch sämtliche Dokumente (Versorgungsordnung, Entgeltumwandlungsvereinbarung, etc.) die bei der Einführung bzw. Änderung von bestehenden Versorgungsregelungen eine Rolle spielen.
- Schauen Sie sich unsere Muster Versorgungsordnung an.
- Sprechen Sie uns jederzeit gerne für weitere Fragen oder Erklärungen an.
Wenn Sie Fragen haben senden Sie uns bitte eine Nachricht.
Auch die Vorgaben des Nachweisgesetz werden duch eine Versorgungsordnung erfüllt
Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet den Arbeitgeber, spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses den Arbeitnehmer schriftlich über die wesentlichen Arbeitsbedingungen zu informieren (§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG). Das Nachweisgesetz gilt auch für die betriebliche Altersversorgung.
Auch Informationen über die in dem Unternehmen bestehende betriebliche Altersversorgung (bAV) gehören zu den notwendigen Informationen. Die Voraussetzungen und Leistungen der bAV müssen genau beschrieben werden. Das gilt besonders, wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss zur Entgeltumwandlung zahlt. Diese Zuschüsse sind, so wie reine Arbeitgeberleistungen, Gehaltsbestandteile im Sinne von § 2 Abs. 1 Nr. 6 NachwG.
Eine Versorgungsordnung hilft!
Diese Verpflichtung zur umfassenden Information der Arbeitnehmer über die in dem Unternehmen angebotene bAV lassen sich mit einer Versorgungsordnung erfüllen.
Diese Versorgungsordnung sollte dem Arbeitnehmer ausgehändigt oder in anderer Weise bekannt gemacht werden, nämlich durch einen Aushang am „schwarzen Brett“ oder durch die Möglichkeit, sie in der Personalabteilung einsehen zu können. Neben einer transparenten Leistungsbeschreibung, die den finanziellen Aufwand und die Verpflichtungen des Arbeitgebers darlegt, werden mit einer Versorgungsordnung Beweiserschwernisse für den Arbeitgeber wegen Verstoßes gegen § 2 NachwG im Rahmen einer möglichen gerichtlichen Auseinandersetzung mit dem Arbeitnehmer vermieden.
Die Mitarbeiter sollten, auch wegen eines möglichen Verzichts auf die Entgeltumwandlung, über die Vorteile und Möglichkeiten einer bAV informiert werden. Ein Verzicht auf die Entgeltumwandlung und die – ggf. erfolgte – Aushändigung der kompletten Unterlagen nach § 2 NachwG sollte sich der Arbeitgeber unterschreiben lassen.
Wünschen Sie weitere Informationen zu den Themen Haftungssicherheit & Versorgungsordnung, dann wenden Sie sich bitte an uns.
Was ist bei Änderung von Versorgungszusagen zu beachten?
Wenn der Wunsch oder die Notwendigkeit besteht, die Zusage zu ändern, ist dies i.d.R. für alle neuen Mitarbeiter ab einem Stichtag möglich. Der Eingriff in eine bereits bestehende Versorgungszusage ist dagegen nicht so einfach zulässig. Kommt es zu Verschlechterungen der Versorgungszusage, geht das naturgemäß mit einem Interessenkonflikt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einher. Vom Grundsatz sind Korrekuren und Änderungen bei der bAV/Betriebsrente möglich. Dies ist in Anbetracht der Langfristigkeit der Versorgungsverpflichtungen auch geboten.
Aber: Änderungen und Eingriffe in die Versorgung müssen einer Rechs- und Billigkeitskontrolle standhalten. Dabei sind nicht zur zulässige Grunde für den Eingriff an sich, sondern auch die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit und des Vertrauensschutz, d.h. es müssen die Änderungsinteressen des Arbeitgebers mit den Bestandsinteressen der Arbeitnehmer abgewogen werden. In der Praxis hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) dafür die sogenannte Drei-Stufen-Theorie als Maßstab und Leitlinie entwickelt. (Stand der Informationen: 2020)
Fordern Sie hier eine kostenlose Übersicht über die Drei-Stufen-Theorie ab.
Erstellung nur durch Experten - Gehen Sie kein Risiko ein!
Häufig wird der Stellenwert eine Versorgungsordnung "klein" geredet und der Versicherungsvermittler / Finanzdienstleister oder sogar der Versicherer bei dem später die Direktversicherung abgeschlossen werden soll sind der Meinung, dass diese Arbeit von ihm nebenbei oder mit einer "Muster-Versorgungsordnung" erledigt werden kann. Davor möchten wir Sie warnen!
Die Erstellung bzw. Anpassung einer Versorgungsordnung stellt eindeutig und unstrittig eine Rechtsdienstleistung dar und sollte nur von erfahrenen Rechtsanwälten oder gerichtlich zugelassenen Rentenberatern vorgenommen werden. Sollte einmal etwas schiefgehen, haben diese Berufsgruppen zumindest eine Vermögensschädenversicherung und können für einen Fehler auch einstehen.